Heute bewirbt man sich in der Schweiz fast ausschliesslich auf digitalem Wege (mehr dazu hier) und da ist es wichtig, dass die Dokumente im richtigen Format daherkommen. Vor allem für die Sammlung der Zeugnisse und Diplome müssen verschiedene Dokumente zusammengefügt werden. Das PDF-Format hat sich seit vielen Jahren als der Standard dafür durchgesetzt und auch du solltest deine Bewerbung als PDF zusammenfügen und in diesem Format einreichen. PDF-Dokumente sind nicht zur Bearbeitung, sondern zum Lesen gedacht und eignen sich deshalb auch gut zur Weitergabe. Das Ursprungsformat eines Dokuments ist aber meist nicht PDF, sondern Microsoft Word (*.docx), PowerPoint (*.pptx) oder gar ein Dokument in Papierform das noch zuerst eingescannt und «digitalisiert» werden muss. Der erste Schritt besteht darin, aus einem Dokument eine PDF Datei zu erstellen und in einem zweiten Schritt werden mehrere PDF-Dateien, falls nötig, zu einem Dokument zusammengefügt. Wie das geht und welche Tools dafür benötigt werden, schauen wir uns jetzt an:
Schritt 1: PDF Datei erstellen
Microsoft Word- oder PowerPoint-Dokument in PDF umwandeln
In allen Microsoft Office Programmen (z.B. Word oder PowerPoint) können Dokumente ganz einfach direkt als PDF abgespeichert bzw. exportiert werden. Egal ob du Office auf Windows, Mac oder in der kostenlosen Online-Version verwendest, es funktioniert überall genau gleich. Hier eine kleine Anleitung:
Papierdokumente als PDF Einscannen – Per Smartphone mit kostenlosem «Office Lens» App
Die beste Qualität für eingescannte Dokumente wird in der Regel noch immer mit einem Scan-Gerät erreicht, das du an deinen Computer anschliessen kannst. Wenn du das hast, solltest du damit deine Bewerbungsdokumente (Diplome, Arbeitszeugnisse etc.) einscannen. Du hast keinen Scanner? Kein Problem, es gibt eine fast gleich gute Alternative. Die heutigen Smartphone-Kameras sind gut genug, um Dokumente in hoher Auflösung lesbar «einzuscannen» und es gibt zahlreiche Apps, die das auf dem Tisch liegende Dokument automatisch erkennen und erfassen. «Office Lens» von Microsoft ist aus unserer Sicht die beste App, da sie kostenlos ist und sehr gut funktioniert. Die gescannten Dokumente kannst du dir ganz einfach als PDF Datei selbst per E-Mail senden und auf dem Computer öffnen. Du kannst die App auf iPhones oder Android-Smartphones (z.B. Samsung) nutzen. Hier ein Video und die Links zu den Appstores:
Hier findest du die Links zur Office Lens App im Apple Appstore (für iOS / iPadOS) und Google Play (für Android).
Schritt 2: Mehrere PDFs zu einem Dokument zusammenfügen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um mehrere PDF Dateien zu einem Dokument zusammenzufügen. Die einen benötigen eine Internetverbindung, andere hingegen funktionieren lokal auf deinem Computer. Hier die drei besten kostenlosen Möglichkeiten aus unserer Sicht:
Option 1 (empfohlen) – smallpdf.com, das Schweizer Online Tool für PDF zusammenfügen
Voraussetzung: Internet-Verbindung, funktioniert auf jedem
Computer (Mac, Windows-PC, …)
Dies ist die einfachste Lösung, benötigt aber eine
Internet-Verbindung und du musst deine Dokumente auf eine Website hochladen.
Das sollte soweit kein Problem sein, da smallpdf.com angibt, dass alle
hochgeladenen Dokumente auf Schweizer Servern bearbeitet werden und in der
Regel alles wieder gelöscht wird, sobald du deine Dokumente herunterlädst.
Öffne in deinem Browser die Website smallpdf.com und führe folgende Schritte (Reihenfolge der Dokumente ändern in Schritt 6) aus:
Option 2 – Mac, mit Schnellaktionen in Finder und Vorschau (ohne zusätzliche Software PDF zusammenfügen)
Voraussetzung: ein Mac mit mindestens macOS Mojave, keine
Internet-Verbindung nötig
Wenn du einen Mac mit mindestens macOS Mojave besitzt, brauchst
du keine zusätzliche Software, um PDF-Dateien zu einem Dokument
zusammenzufügen.
Öffne den Ordner in dem die PDF-Dateien, die du zusammenfügen willst, abgelegt sind. Danach markierst du die besagten Dateien, machst einen Rechtsklick und wählst «Schnellaktionen» aus. Hier wählst du «PDF erstellen»:
Die Reihenfolge der Seiten im Zusammengefügten Dokument kannst du bei Bedarf in der Vorschau-App in der Seitenübersicht links vornehmen und danach Dokument abspeichern:
Option 3 – Windows, mit Gratis-Software pdfshaper PDF zusammenfügen
Voraussetzung: ein PC mit Windows, Software «pdfshaper» installiert, keine Internet-Verbindung nötig
Auf pdfshaper.com kannst du die Software herunterladen. Es gibt auch eine kostenpflichtige Version, aber für das Zusammenfügen von PDF-Dateien zu einem Dokument reicht auch die Gratis-Version.
Öffne in PDF Shaper und führe folgende Schritte (Reihenfolge der Dokumente ändern in Schritt 3) aus:
Wir hoffen, diese Anleitung hilft dir weiter. Fragen oder Bemerkungen kannst du gerne unten in die Kommentare schreiben.